5+1 jótanács rendezvények szervezéséhez a Fagus Hotel szakértőjétől

Szeptembertől nemcsak a tanév dübörög, hanem beindul az őszi konferenciaszezon is. Egymást követik a céges rendezvények, workshopok, találkozók, amelyeknek a szervezését érdemes megfelelő időben elkezdeni – emlékeztet rá a szakértő, aki most 5+1 pontban foglalja össze, mitől lehet az esemény zökkenőmentes és sikeres.

Fotó: fagushotel.hu

Bármilyen rendezvényről legyen is szó, a szervezés óriási anyagi és humán erőforrásokat igényel. Hónapokkal korábban neki kell látni az előkészületi munkáknak: az ideális időpont és helyszín kiválasztásától, az előadók és meghívottak névsorán át a catering és egyéb szolgáltatásokig, a legapróbb részletet is alaposan át kell gondolni, ha gördülékenyen szeretnénk levezényelni az eseményt. Szabó Nóra, a soproni Fagus Hotel sales menedzsere most 5+1 pontban gyűjtötte össze, mi mindenre kell figyelni a szervezés folyamán, és mi mindenen múlhat a rendezvény sikere.

1. Kezdjük azzal, hogy meghatározzuk a rendezvény témáját, célját és nagyságát!

Mielőtt bármilyen szervezési munkába kezdenénk, először is fogalmazzuk meg egyértelműen rendezvényünk témáját. Döntsük el, mit szeretnénk kommunikálni, milyen típusú és nagyságú rendezvényt szeretnénk, és mi a célunk az eseménnyel – javasolja a Fagus szakértője. Ha ezeket tisztáztuk, könnyebben határozhatjuk meg a résztvevők várható létszámát, köztük a meghívott előadókkal, partnerekkel, vendégekkel, illetve, ha nyitott a rendezvény, külsős érdeklődőkkel, valamint adott esetben a sajtó képviselőivel. Mindezeket folyamatosan szem előtt tartva döntsünk minden további lépésről és körülményről.

2. Így válasszuk ki az időpontot és a helyszínt!

Amikor kijelöljük a dátumot, vegyük figyelembe az ünnepeket, hosszú hétvégéket, tanítási szüneteket, valamint az általánosabb nyári szabadságokat, hiszen arra kell törekednünk, hogy minél többen elérhetők legyenek a választott időpontban. A begyűjtött információk alapján állítsuk össze azoknak a helyszíneknek a listáját, amelyek a rendezvény típusának és nagyságának megfelelnek, és amelyek autóval és tömegközlekedési eszközzel is jól megközelíthetőek. A kiszemelt helyszínektől beérkező ajánlatok közül a legfontosabb szempontok, mint befogadóképesség, elérhetőség, parkolás, saját catering vagy külsős catering szolgáltatás, illetve ár-érték arány alapján válasszuk ki a befutót. Természetesen a külsőségekről sem szabad megfeledkeznünk: a befogadótérnek, a környezetnek és a körülményeknek tükrözniük kell a szervező és a rendezvény szellemiségét, presztízsét. Az első benyomás meghatározó az egész rendezvény szempontjából.

3. Készítsünk áttekinthető forgatókönyvet!

Több ember összehangolt munkájára van szükség ahhoz, hogy már az előkészületekkel is olajozottan haladjunk, ehhez elengedhetetlen a világos kommunikáció, és mindenekelőtt egy részletes, jól felépített és könnyen áttekinthető forgatókönyv. Szabó Nóra szerint ez tulajdonképpen egy idő- vagy menetrendi táblázat, amelynek tartalmaznia kell a rendezvény helyszínét, az események pontos menetét, a különböző panelek kezdési idejét és időtartamát, a feladatok leírását, a technikai információkat, a felelős személyek és a végrehajtásban résztvevők nevét, vagyis az előkészítési munkáktól kezdve a lebonyolításon át az utómunkákig minden lényegeset. Emellett megjegyzés oszlopot is érdemes vezetni, ahol a kiegészítő információkat lehet feltüntetni. A tervet pedig minden olyan személynek el kell küldenünk, akik részt vesznek a szervezésben. Kezdő szervezőknek nagy segítség lehet egy forgatókönyvsablon.

4. Legyen részletes költségvetésünk!

Fontos, hogy tudatosan állítsuk össze a várható költségek listáját: a büdzsét elsődlegesen az esemény méretéhez, típusához, hosszához, a szervezők számához, a tervezett szolgáltatásokhoz, valamint a résztvevők létszámához kell igazítani – hívja fel a figyelmet a Fagus sales menedzsere. A szervezés első fázisában nézzünk körül a piacon, melyek a valós bérleti díjak, milyen költsége van általában a technikának, a cateringnek és más szolgáltatásoknak, hiszen csak ezek ismeretében számolhatunk reális költségekkel. Mivel a pontos létszám gyakran csak közvetlenül a rendezvény időpontja előtt körvonalazódik, hagyjunk magunknak mozgásteret, és a helyszínre és szolgáltatásokra -tól -ig határok között kérjünk ajánlatot. Így biztosan nem futhatunk bele kellemetlen helyzetbe, amikor alul- vagy felültervezve a létszámot az eseményhez érkezve módosításra van szükség, ami plusz költséggel jár. A költségeket emellett érdemes csoportosítani.

5. Sok múlik a cateringen

A helyszínválasztásnál sokat számít, hogy annak a konferenciaközpontnak, rendezvényteremnek vagy hotelnek, amelyik befogadja a rendezvényt, van-e saját catering szolgáltatása. Utóbbi esetében egyértelmű a válasz, ugyanakkor számos rendezvényterembe külsős céget kell felkérni. Ez szintén megnyomja a munkamennyiséget és a költséget, hiszen több szolgáltatótól kell bekérni az ajánlatot hideg- és melegételre, italokra, többféle létszámra számítva. Azt is fontos tisztázni, hogy elég-e a bekészítés, vagy valóban cateringről beszélhetünk, vagyis az étel elkészítésén és szállításán túl egyéb szolgáltatást is megrendel a szervező, így például személyzetet és dekorációt. A Fagus szakértője szerint az esemény sikerét jelentősen befolyásolja, hogy a meghívottak milyen étel- és italkínálattal, felszolgálással találkoznak, ezért ezt érdemes kiemelten kezelni az előkészületek során. Szabó Nóra arra is emlékeztet, hogy többnapos rendezvény, például csapatépítő tréning vagy nagyobb konferencia résztvevőinek érdemes szabadidőt biztosítani. Amellett, hogy szusszanhatnak kicsit, kiélvezhetik a rendezvényhelyszín szolgáltatásait, wellnesshotel esetében az élményfürdőt és a wellnesskezeléseket.

+1. Ügyeljünk a technikai háttérre!

Erről azért fontos külön beszélni, mert egy rendezvény technikai háttere egészen összetett is lehet, a hangtechnikától a fénytechnikáig. Mikrofont még egy kisebb workshophoz is érdemes biztosítani, hiszen külső zajok bármikor megzavarhatják az előadót és a közönséget. A mikrofonnak is több változata van, lehet vezetékes vagy mobil, csiptetős vagy fejmikrofon, ráadásul arra is gondolnunk kell, hogy egy előadó mennyire gyakorlott, vagy melyik fajtát használja szívesen. A kivetítők, monitorok és LED-falak is külön figyelmet igényelnek, attól függően, hogy kül- vagy beltérre szervezzük a rendezvényt. A projektorokkal például nem csak a számítógépes prezentációkat tudjuk kivetíteni, hanem akár filmeket is lejátszhatunk vagy kamerák képét is nagyítani tudjuk – emlékeztet rá a Fagus szakértője, aki szerint az is nagyon fontos, hogy a technikának is legyen egy felelőse az előkészületektől az utómunkáig.